Diligent Entities ofrece una gama de funcionalidades diseñadas para satisfacer las diversas necesidades de las organizaciones, garantizando claridad, cumplimiento y eficiencia en la gobernanza corporativa. Desde la creación de organigramas con facilidad hasta la gestión de datos complejos de entidades y la garantía del cumplimiento normativo, Diligent Entities proporciona a los usuarios las herramientas necesarias para mantener registros corporativos precisos y actualizados.
A continuación, exploramos características específicas de Diligent Entities (incluidos consejos profesionales de nuestros expertos en productos) que transformarán el enfoque de su organización hacia la gestión de entidades, haciendo que sus operaciones sean más fluidas y compatibles.
*Tenga en cuenta que algunas funciones son exclusivas de paquetes específicos. Si es cliente actual de Diligent y tiene preguntas sobre la disponibilidad de funciones, le recomendamos que se comunique con su gerente de cuenta para obtener más ayuda.
1. Almacenamiento de documentos con la Biblioteca de Datos centralizada
¿Cómo ayuda? Establece un repositorio centralizado para todos los datos y documentos críticos que forman parte del registro corporativo. Esta única fuente de información permite el seguimiento de varios puntos de datos y metadatos asociados con los documentos, lo que permite configurar recordatorios para fechas clave como vencimientos y renovaciones.
Los documentos clave que se conservan en la biblioteca de datos van desde documentos de constitución y actas de reuniones hasta poderes notariales, datos bancarios y autoridades firmantes. Además, puede realizar un seguimiento de metadatos importantes, como fechas de vencimiento, próximas presentaciones anuales y renovaciones de licencias, para garantizar el cumplimiento oportuno y el mantenimiento de registros.
Funcionalidad clave de la biblioteca de datos:
La Biblioteca de Datos es un repositorio donde los usuarios pueden añadir documentos y registrar información adicional sobre entidades como datos bancarios, estatutos de la empresa o poderes notariales. Es el equivalente a un archivador donde los usuarios pueden añadir información sobre entidades que no pueden almacenar en otro lugar del sistema. Los usuarios también pueden adjuntar a estos registros documentos digitales o escaneados.
La biblioteca de datos consta de categorías, tipos y campos. Las categorías agrupan tipos de bibliotecas de datos relacionados.
Los registros de la Biblioteca de datos contienen varios campos que permiten al usuario ingresar la información requerida. Algunos campos, como Estado y Fecha, están disponibles para cualquier tipo de registro de la Biblioteca de datos, mientras que otros campos dependen del tipo seleccionado.
Consejos y trucos profesionales para los usuarios:
Desarrollador de bibliotecas de datos: permite a los usuarios crear sus propias bibliotecas de datos. Por ejemplo, una biblioteca de datos que almacene información sobre bienes inmuebles.
Transferencia de la biblioteca de datos: cierta información contenida en una biblioteca de datos se considera válida durante un tiempo específico. Por ejemplo, un contrato de empleado puede ser válido solo por un año, después del cual el contrato puede renovarse por un año más. La transferencia de la biblioteca de datos elimina el proceso manual de actualización de registros que tienen fechas de vencimiento al tomar una biblioteca de datos actual seleccionada y crear una copia con nuevas fechas que completan los campos requeridos.
Recordatorios recurrentes: las tareas de la biblioteca de datos se pueden configurar con recordatorios recurrentes. La opción Recordatorios recurrentes se utiliza para configurar recordatorios frecuentes para un registro de la biblioteca de datos. Se crearán una o más bibliotecas de datos de tareas para los recordatorios.
2. Organigrama utilizando la herramienta de visualización de la estructura de grupo
¿Cómo ayuda? La herramienta Group Structure Visualization (GSV) de Diligent Entities automatiza la creación de organigramas al integrar directamente los datos de propiedad en los elementos visuales. Esta función permite a los clientes construir y administrar rápidamente estructuras de propiedad corporativas complejas a través de un organigrama personalizable e interactivo.
Las capacidades de edición mejoradas permiten filtrar datos, aplicar formato condicional y otras opciones de personalización, lo que hace que la herramienta se adapte a los requisitos específicos de diferentes equipos y usuarios, incluidos los de los departamentos fiscales y legales. Este enfoque dinámico garantiza que los organigramas no solo sean informativos, sino que también estén diseñados para satisfacer las diversas necesidades de la organización.
Funcionalidad clave de la herramienta de visualización de la estructura del grupo:
Formato de gráfico GSV inteligente mediante IA: le permite generar organigramas personalizados para las partes interesadas de su organización con indicaciones básicas, que pueden aplicar el formato adecuado y garantizar la precisión y la legibilidad optimizada.
Consejos y trucos profesionales para los usuarios:
Subgráficos: divida los gráficos de grupo en subgráficos para visualizar estructuras de grupos grandes en fragmentos más pequeños. Puede crear un subgráfico a partir del gráfico principal o de cualquier subgráfico existente.
Modo de escenario: permite a los usuarios evaluar fácilmente el impacto de las decisiones futuras de la organización directamente dentro de la herramienta, lo que elimina la necesidad de exportar gráficos para su manipulación externa. Puede modelar diferentes escenarios para evaluar estrategias, tácticas y decisiones simulando varios escenarios para comprender cómo las diferentes relaciones influyen en los resultados.
Modo de escenario: permite a los usuarios evaluar fácilmente el impacto de las decisiones futuras de la organización directamente dentro de la herramienta, lo que elimina la necesidad de exportar gráficos para su manipulación externa. Puede modelar diferentes escenarios para evaluar estrategias, tácticas y decisiones simulando varios escenarios para comprender cómo las diferentes relaciones influyen en los resultados.
Exportar gráficos a PowerPoint o Visio: en la visualización de estructura de grupo, puede exportar gráficos de estructura de grupo y subgráficos a una presentación de Microsoft PowerPoint o Visio que puede descargar a su unidad local.
3. Chequeo de salud de la empresa
¿Cómo ayuda? La función de comprobación del estado de la empresa se conecta a la nube de datos de Dun & Bradstreet para verificar los detalles internos con la información registrada públicamente, alertando a los equipos sobre discrepancias en los datos y facilitando mejores controles.
Funcionalidad clave del chequeo de salud de la empresa:
Company Health Check se creó en asociación con Dun & Bradstreet, un proveedor líder mundial de datos comerciales, para que los registros públicos sobre las empresas estén disponibles para los usuarios del sistema.
Company Health Check permite a los usuarios de Diligent Entities monitorear y comparar los detalles de la empresa y los datos de nombramientos guardados en el sistema con la información disponible en la base de datos de Dun & Bradstreet, incluidos los datos del registro de la empresa, para ver y actuar sobre cualquier inconsistencia en la información.
Consejos y trucos profesionales para los usuarios:
Los administradores de entidades diligentes pueden seleccionar las empresas que se incluirán en el Informe de verificación de estado de la empresa en el Centro de administración.
El administrador puede seleccionar las empresas que se vinculan al registro público. Si una empresa no debe formar parte del informe de verificación de la situación de la empresa, se puede excluir su vinculación al registro público.
El Informe de verificación de salud de la empresa permite a los usuarios de Entidades Diligent comparar los detalles de la empresa y los datos de nombramientos disponibles en el sistema con la información de la base de datos de Dun & Bradstreet, es decir, los datos que están disponibles públicamente sobre la empresa.
4. Gestión de expedientes de cumplimiento
¿Cómo ayuda? La gestión de los documentos de cumplimiento en la solución de una entidad ayuda a los usuarios agilizando y simplificando el proceso de cumplimiento de los requisitos normativos. Esta función es fundamental para garantizar que las empresas cumplan con los estándares y plazos legales, evitando así sanciones y manteniendo una buena reputación ante los organismos reguladores.
Funcionalidad clave para la gestión de presentaciones de cumplimiento en Entidades:
Biblioteca de datos del calendario de cumplimiento: realice un seguimiento de los plazos de varios eventos de cumplimiento y tenga una visión integral de las actividades que deben completarse.
Capacidades de presentación electrónica: reduzca los procesos manuales presentando formularios electrónicamente desde entidades diligentes en ciertas jurisdicciones.
Diligent Entities actualmente ofrece la posibilidad de presentar electrónicamente formularios a los siguientes organismos gubernamentales:
Casa de Empresas en el Reino Unido
Oficina de Registro de Empresas (CRO) en Irlanda
Comisiones australianas de valores e inversiones (ASIC) en Australia
Servicio de presentación de documentos XML de ICIS en Delaware, Estados Unidos
Consejos y trucos profesionales para los usuarios:
Los recordatorios se pueden utilizar para ver cuándo vencen y cuándo vencen las cuentas, las declaraciones anuales, los estados de confirmación y las reuniones anuales de determinadas jurisdicciones. También se pueden utilizar para ver eventos pendientes, cuándo se jubilarán los directores y cuándo vencen los registros de la biblioteca de datos, como los contratos.
La sección de Cumplimiento de un registro de la empresa proporciona acceso a:
Recordatorios específicos del registro en el que se encuentra el usuario
Eventos pendientes
Errores de validación relevantes para el registro en el que se encuentra el usuario
Biblioteca de datos
Fechas contables
Fechas de declaración anual
Fechas de reuniones anuales
Fechas de la declaración de confirmación
5. Gestión del ciclo de vida de las entidades
¿Cómo ayuda? Entity Life Cycle Management (ELCM) es una solución de flujo de trabajo configurable que puede ayudar a automatizar las solicitudes de cambio de gestión, la aprobación de solicitudes y la generación de informes.
Funcionalidad clave de la gestión del ciclo de vida de la entidad:
Cuando un cambio en una entidad es significativo, puede ser necesario solicitar la participación de distintos usuarios o departamentos para completarlo. ELCM automatiza estas solicitudes, incluidas las aprobaciones, los rechazos y los informes, para todo el proceso de aprobación.
Las actualizaciones de entidades se pueden rastrear, revisar y gestionar rápidamente para permitir un control adecuado del proceso de cambio. Algunos ejemplos de estos cambios pueden incluir la creación de una nueva entidad, el cambio de nombre de una empresa o la actualización de los datos de la entidad.
Consejos y trucos profesionales para los usuarios:
El proceso se puede personalizar para incorporar todos los pasos del flujo de trabajo de una organización, incluida la incorporación de documentación.
Los aprobadores designados pueden brindar comentarios sobre las solicitudes en un proceso de flujo de trabajo. Los comentarios pueden incluir la toma de decisiones adecuadas con respecto al resultado.
Las aprobaciones se registran, lo que permite un seguimiento de auditoría y una generación de informes oportunos.
