Los sistemas de gestión de flujos de trabajo son aplicaciones de software que permiten mejorar la gestión de los procesos de negocio, creando modelos automatizados y repetibles para organizar mejor el trabajo diario. El resultado es un aumento de la eficiencia operativa y una mayor productividad de la empresa, capaz de alcanzar más rápidamente los objetivos de negocio y centrarse en actividades de valor añadido. Leer más.
El término gestión del flujo de trabajo se refiere a la organización, ejecución y seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa.
Pero ¿qué son los flujos de trabajo ? La traducción literal de “workflow” es flujo de trabajo , es decir, un proceso digitalizado que incluye un conjunto de actividades, llamadas tareas, que siguen una secuencia precisa para completar una tarea o lograr un objetivo específico.
Los flujos de trabajo son fundamentales para organizar el trabajo dentro de una empresa, ya que permiten automatizar y hacer más eficientes muchas operaciones que se gestionan a diario.
Utilizando sistemas de gestión de flujo de trabajo es posible mapear flujos de trabajo y estandarizarlos en una secuencia ordenada de microoperaciones para completar para concluir un proceso o confiar el siguiente paso a otro usuario.
Al digitalizar los procesos internos, las empresas pueden optimizar los recursos y mejorar el rendimiento general , reduciendo errores en actividades rutinarias y mejorando la eficiencia operativa.
El software de gestión de flujos de trabajo (WfMS) son plataformas digitales que, al igual que los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM), permiten a las empresas diseñar, gestionar y monitorear los flujos de trabajo de forma estructurada y automatizada.
Estos sistemas ofrecen una solución completa para digitalizar procesos completos , pero también actividades únicas repetitivas y fácilmente automatizables, permitiendo a su fuerza laboral dedicarse a actividades con mayor valor agregado. De hecho, cada fase del flujo de trabajo está conectada a una acción específica , que puede ser realizada por una persona, un sistema o ambos.
Además, estos sistemas le permiten establecer reglas y condiciones que desencadenan acciones específicas en función de los pasos del flujo de trabajo. Una vez definida la lógica de progresión del proceso, un administrador de flujo de trabajo puede realizar automáticamente acciones como enviar correos electrónicos, establecer recordatorios de fechas límite , asignar tareas, compartir informes periódicos y mucho más.
De esta forma se pueden automatizar operaciones que no requieren intervención manual, liberando los recursos involucrados de organizar y controlar estas actividades.
Además, con la llegada de la Inteligencia Artificial también se pueden desmaterializar numerosos procesos relacionados con la gestión de documentos e información , que son procesados y organizados automáticamente mediante algoritmos de aprendizaje automático sin ningún tipo de intervención humana.
Optar por implementar un sistema de gestión del flujo de trabajo puede resultar una elección estratégica para una empresa, ya que ofrece numerosas ventajas como:
En resumen, la gestión del flujo de trabajo ayuda a las empresas a repensar la organización del trabajo diario y a tener una mayor conciencia del mismo. Este aspecto no sólo contribuye a reducir costes y mejorar la productividad de una empresa, sino que también ayuda a adaptarse a los cambios del mercado, apoyando la competitividad y el crecimiento sostenible en el largo plazo.
ARXivar es una plataforma de gestión de flujo de trabajo de código bajo en la nube y local que le permite gestionar documentos y procesos comerciales de forma totalmente digital. Gracias a la capacidad de configurar flujos de trabajo ad hoc, con ARXivar las empresas pueden centralizar la gestión de la información y automatizar los procedimientos diarios, transformándolos en flujos de trabajo digitales personalizados y eficientes.
Además, ARXivar se integra fácilmente con otros sistemas empresariales, como ERP y CRM, lo que garantiza un flujo fluido de datos e información entre plataformas.
Pero, ¿cómo se puede transformar un proceso manual en un flujo de trabajo? Gracias al diseñador de flujo de trabajo ARXivar . Con un simple arrastrar y soltar y sin necesidad de escribir código, es posible diseñar un flujo de trabajo en cada fase, asignando actividades, roles y responsabilidades dentro de una secuencia lógica y ordenada de operaciones.
Todas las áreas de la empresa pueden beneficiarse del uso de sistemas de gestión del flujo de trabajo. A continuación se muestran algunos ejemplos sencillos de procesos digitalizados con ARXivar :
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