Gestión automatizada de fichas de datos de seguridad de productos

Solución creada por NEXT Group

Necesidad

En una realidad donde se crean productos compuestos por elementos potencialmente peligrosos, por ejemplo, en el sector químico, es necesario prestar especial atención a numerosas normativas vigentes para no tener que preocuparse por los controles de los organismos competentes.

La necesidad era poder gestionar y supervisar el envío de las fichas de datos de seguridad de productos al cliente. Un organismo especializado realiza comprobaciones periódicas para verificar que en cada primer pedido de un cliente, relacionado con un producto específico, incluya la ficha de datos de seguridad correspondiente y que esta se actualice puntualmente.

Realización

Un operador se encarga de la creación y el registro de las fichas de datos de seguridad de los productos en ARXivar.  Estas fichas se guardan y se almacenan en un histórico para mantener las revisiones anteriores a la última actualización.  La creación de estas hojas de datos requiere diversa información, como la fecha de emisión, el número de revisión, etc.

En este punto, fue necesario implementar un conector con el sistema de gestión de la empresa, ya que el proceso de automatización requiere analizar los remitos de entrega de los clientes.

ARXivar automáticamente:

1. Toma el remito de entrega y lo analiza, verifica los artículos que contiene y comprueba si, para cada artículo, el producto está vinculado a una ficha de seguridad con todas las advertencias de los elementos que lo componen.
2. Si la restricción existe, analiza si es la primera vez que el cliente pide ese producto específico o si la ficha de seguridad enviada previamente al cliente contiene la última revisión y, por lo tanto, está actualizada.
3. Luego de los análisis mencionados, evalúa automáticamente si se envía o no la ficha de seguridad adjunta al remito de entrega.
4. Además, se verifica si la ficha falta o no cumple con los requisitos (faltan datos), se envía una alerta al operador y se abre una tarea para su inserción y realineación.

Resultados

En el proyecto creado con ARXivar, se obtuvieron los siguientes beneficios:

• Eliminación de cuellos de botella en el flujo de trabajo para la gestión de ofertas y pedidos.
• Asignación correcta de la carga de trabajo del operador.
• Consideración de restricciones, vacaciones y permisos en el cálculo de la distribución.