La aplicación de sistemas que exploten la inteligencia artificial para la gestión documental y de procesos de negocio supone un paso más hacia la transformación digital de las empresas y puede marcar la diferencia para su posicionamiento dentro de un mercado cambiante como el actual.
En la era digital, la gestión documental representa un desafío cada vez más complejo. El volumen de datos está creciendo exponencialmente y la necesidad de encontrar información de forma rápida y sencilla se vuelve primordial.
La inteligencia artificial (IA) podría ser la clave para superar estos desafíos y abrir la puerta a una gestión documental sin fronteras, como si las empresas pudieran chatear con información corporativa.
Según los resultados de la investigación del Observatorio de Inteligencia Artificial de la Escuela de Administración del Politécnico de Milán, el mercado de la Inteligencia Artificial en Italia está creciendo rápidamente, alcanzando un valor de 760 millones de euros en 2023.
La mayoría de las inversiones se refieren a soluciones de análisis e interpretación de textos para la investigación semántica , clasificación , síntesis y explicación de documentos o agentes conversacionales tradicionales , mientras que los proyectos de IA generativa son aún limitados.
Imaginemos una empresa donde los documentos se clasifican solos, la información se extrae en un abrir y cerrar de ojos y la búsqueda de un contrato no requiere horas de trabajo infructuoso. ¿Suena como un sueño? Con la inteligencia artificial aplicada a la gestión documental, este futuro ya es una realidad.
La IA puede transformar los activos de información corporativa en un recurso estratégico .
El uso de algoritmos nos permite conocer lo que ya existe dentro de la empresa, comprender las relaciones entre información y documentos , pero también hacer predicciones sobre escenarios futuros.
Estas tecnologías pueden extraer e interpretar datos incluso de todos aquellos documentos que originalmente no fueron diseñados para ser gestionados y analizados mediante software.
Por ejemplo, en todas aquellas empresas que tienen que gestionar grandes cantidades de datos e información, la Inteligencia Artificial haría más ágiles y eficientes los flujos de trabajo , permitiendo clasificar automáticamente un documento y devolver su contenido de forma dinámica.
Extraer datos manualmente de documentos es un proceso laborioso y que requiere mucho tiempo. Requiere intervención manual para seleccionar y copiar información de cada tabla en los documentos. Este método es propenso a errores y puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando se trata de una gran cantidad de documentos.
La falta de automatización en la extracción de datos amplifica el problema. Incluso con un equipo de recuperación de datos dedicado, la entrada manual puede tardar días o incluso semanas en generar información utilizable.
La inteligencia artificial puede ser una herramienta que ayude a las empresas a hacer las cosas mejor y más rápido.
El software de gestión de documentos (DMS) impulsado por IA puede automatizar la clasificación de documentos, la extracción y la indexación de datos, creando un archivo digital que siempre esté accesible.
Los sistemas de inteligencia artificial pueden analizar el contenido de los documentos y clasificarlos automáticamente según criterios predefinidos, como tipo, fecha, cliente o tema, incluso en presencia de información incompleta o de mala calidad.
Cuando hablamos de las aplicaciones de la Inteligencia Artificial a la gestión documental es necesario introducir el concepto de búsqueda semántica .
La búsqueda semántica se refiere a un conjunto de técnicas destinadas a mejorar la comprensión y el acceso a la información . El objetivo es ir más allá de la simple investigación de palabras clave , para comprender el significado y las relaciones entre conceptos en un contexto específico.
Las técnicas de búsqueda semántica utilizadas en la IA incluyen el análisis del lenguaje natural (PNL): el PNL se utiliza para extraer información de textos y documentos, como el significado de las palabras, las relaciones entre oraciones y el contexto en el que se utilizan.
La búsqueda semántica y la IA son dos tecnologías interconectadas que están revolucionando la forma en que interactuamos con la información. Juntos, ofrecen una experiencia de búsqueda más rica, precisa y personalizada que los métodos tradicionales basados en palabras clave.
En la gestión documental, la IA ayuda a identificar los documentos más relevantes para el usuario , incluso si la consulta está redactada de forma ambigua o incompleta. El análisis semántico reduce la cantidad de resultados irrelevantes y proporciona información más precisa y confiable. Además, el aprendizaje automático y la adaptabilidad a lo largo del tiempo mejoran continuamente la capacidad de la IA para comprender y responder a las consultas de los usuarios.
Aquí, en la práctica, las empresas se encuentran charlando con información crucial y obteniendo respuestas rápidas y cada vez más precisas.
Las capacidades de IA combinadas con tecnologías de automatización de procesos (gestión del flujo de trabajo) pueden ayudar a las organizaciones a automatizar y optimizar aún más sus procesos.
Para lograr la automatización de procesos se requiere una base sólida de gestión de datos que a menudo proviene de diferentes fuentes, como ERP, CRM, bases de datos, buzones de correo y software.
La inteligencia artificial es capaz de interpretar información y comprender las relaciones causa-efecto entre diferentes tipos de documentos e información, para así iniciar flujos de trabajo y flujos de trabajo automatizados.
Un ejemplo de flujo de trabajo inteligente es la clasificación automática de correos electrónicos: la IA puede identificar automáticamente ciertos correos electrónicos que requieren el inicio de flujos de trabajo predefinidos, extraer información esencial y notificar a las personas relevantes para acelerar los procesos y mejorar la eficiencia.
En conclusión, la IA aplicada a la gestión documental ofrece numerosas ventajas, entre ellas:
La Inteligencia Artificial supone, por tanto, un paso más en la digitalización de los procesos de negocio, cumpliendo una tarea de apoyo y no de sustitución del trabajo de los seres humanos , facilitando el trabajo diario y permitiendo a las empresas adaptarse fácilmente a la dinámica cambiante del mercado.
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