Control y revisión de manuales para una calidad superior

Control y revisión de manuales para una calidad superior

Necesidad

El cliente es una empresa líder en el procesamiento mecánico de plásticos y polímeros industriales, con años de experiencia en el sector. Gracias a su alto nivel de especialización y a la adopción de tecnologías avanzadas, la empresa produce componentes plásticos torneados, impresos, extruidos y ensamblados, prestando servicio tanto a grandes como a pequeñas empresas. Se destaca especialmente por su capacidad para realizar micromecanizados de precisión, lo que le ha permitido satisfacer las necesidades de sectores altamente especializados como el automotriz, aeroespacial, electrónico y farmacéutico.

La empresa detectó importantes ineficiencias en el proceso de revisión y elaboración de manuales de calidad. El sistema anterior generaba retrasos y duplicación de trabajo. Esto comprometía la calidad y la puntualidad de la documentación técnica, impactando negativamente las operaciones comerciales y el cumplimiento normativo.

Era necesario implementar un sistema que pudiera:

• definir claramente las funciones y responsabilidades en el proceso de revisión
• reducir el tiempo necesario para redactar y aprobar manuales
• mejorar la calidad de la documentación técnica
• garantizar la trazabilidad y la transparencia de las actividades realizadas.

Implementación

Luego de un análisis exhaustivo del contexto empresarial y las necesidades operativas, a través de ARXivar NEXT, se desarrolló una solución basada en un flujo de trabajo simplificado y bien estructurado.  La solución implicó la asignación de roles claros y plazos específicos, con un proceso dividido en tres fases principales.

1. Asignación de la actividad de revisión del manual: El responsable de control de calidad asigna al operador la tarea de revisar y redactar el nuevo manual.
2. Redacción del nuevo manual: El operador puede redactar el nuevo manual o reasignar parte de la actividad a uno de sus colaboradores, si la actividad no es de su responsabilidad.
3. Revisión y control del nuevo manual: El responsable verifica el trabajo realizado y, si es correcto, aprueba el documento. De lo contrario, podría requerir modificaciones adicionales.

Todo el proceso se ha automatizado mediante un flujo de trabajo digital, lo que ha mejorado la transparencia y la trazabilidad de las operaciones.

Resultados

La implementación del nuevo flujo de trabajo ha generado mejoras significativas en el proceso de revisión manual de calidad.

Los principales resultados obtenidos tras la implementación de ARXivar incluyen:

• Reducción del tiempo promedio de revisión y redacción de manuales: el proceso se ha agilizado, lo que ha permitido una gestión más ágil ante las solicitudes regulatorias.
• Mejora de la calidad de la documentación técnica: una revisión más estructurada y precisa ha permitido reducir errores y descuidos significativos.
• Mejora de la trazabilidad: cada actividad se documenta y es monitorizable, lo que facilita la identificación y resolución oportuna de cualquier problema.
• Mayor claridad de roles y responsabilidades: la división de responsabilidades ha eliminado la duplicación de tareas, mejorando la productividad de los equipos.

Gracias a este proyecto, la empresa ha transformado un proceso crítico y complejo en un flujo de trabajo eficiente y eficaz, obteniendo importantes beneficios en términos de productividad y calidad del trabajo.

Con el tiempo, la estandarización del proceso reduce aún más los costos relacionados con la gestión manual, mejorando la calidad de la documentación técnica y garantizando el cumplimiento constante de la normativa del sector. Esta solución sienta las bases para la mejora continua, facilitando la integración de nuevas tecnologías y la expansión de la empresa sin comprometer la calidad operativa.